海德堡市作为德国的历史文化名城，在全世界享有盛名。作为该市的档案保管部门，海德堡档案馆藏有大量的珍贵资料。
我有幸于2007年7月至8月间在海德堡市档案馆工作实习，对该档案馆的工作有了一个初步的了解。
档案管理十分专业
一般情况下，德国档案馆分为公立性质及私立性质两类。公立性质的档案馆包括：国家、地方省、市级别的档案馆，各大学的档案馆等。这类档案馆通常对普通人开放，提供各种信息的检索、查阅、有些档案还可外借。私立性质的档案馆主要包括：各种企业、部门的档案管理部门、私人收藏等。这类档案馆储藏通常涉及企业数据、商业信息、个人隐私等，一般不对公众开放。
海德堡市政府档案馆作为市政府一个独立部门，正式建立于1968年。共有五个职能机构，分别为秘书处、当代报刊信息管理部门、当代图片管理部门、当代图书资料管理部门、早期市政府档案管理部门。
该馆主要收藏所有与海德堡市相关的历史材料，主要分为两大类，第一类为早期档案资料，包括各种协议文本、重要会议记录、土地所有权记录和市政管理档案、各种申请记录等；第二类为当代收藏，始于建馆的1968年，包括信息类收藏、图片收藏、胶片及音像收藏。
其中当代报刊信息管理部门工作主要基于对海德堡所在的莱茵—内卡河地区报纸、刊物的系统调查，搜集其中所有关于海德堡的新闻及报道。主要的资料来源是《莱因-内卡日报》、《每日新闻》、《人民日报》等当地几大报纸。
该部门收集的相关资料分为当代事物收藏和当代人物收藏两大类。事物类收藏按照不同类型的事物、事件进行主题划分，例如：“海德堡印花机股份公司”、“海德堡古城堡”、“海德堡的树木保护”、“海德堡市政府管理”等等。人物类收藏主要包括所有关于海德堡当地名人、于该市出生或去世以及对当地做出积极贡献的人的新闻与报道。
这些档案都建有独立的资料目录，其中每个相应的主题都有一个主题编号，与档案柜中文件盒、文件夹上的编号一一对应。整理好的文件按照新旧顺序自上而下排列摆放在文件夹中。
工作人员每天要仔细阅读当地的莱因-内卡日报，从中筛选并标记出关于海德堡的各种重要新闻，之后进行进一步加工，收入专门的文件夹、文件盒及档案柜里存档。具体流程是，先将文章及消息从报纸、杂志中剪切下来，粘贴在抬头标有日期、消息来源、主题编号和页码的模版纸上，并复印成为单独的一页资料，完成后将其保存于除酸文件夹中。大部分档案，包括其他部门储存的资料多为纸制材料，很容易受到空气中酸性物质的腐蚀与侵害，因此，档案馆的所有纸制资料 (除成册的书籍外)全部存放于除酸文件夹中。如果某篇文章较长、图片较大而不能全部粘贴在一张模版纸上，则将文章缩印或裁剪粘贴为多页，并在抬头信息栏中标明页码。
除简单的文档整理工作外，该部门还承担有一定的研究工作。自1968年起，新闻档案部门的主管每年编写一本档案年鉴。年鉴每本正文365页，每一页记录一天的新闻提纲，并简单概括重要新闻。年底，主管人员会根据此年鉴及相关材料对全年中关于海德堡的重要新闻进行总结及评述。
档案馆的仓库像“杂货铺”
当代报刊信息管理部门、当代图片管理部门及当代图书资料管理部门所收藏的资料多为当代及近代历史资料，是公共资料，由传媒出版或个人提供，具有开放性，且类型单一，数量相对较少。而早期市政府档案管理部门所收集的资料形式及种类繁多，内容几乎涵盖各个方面，且数量十分庞大。目前，海德堡档案馆的所有档案资料储存在四个大型仓库中，而且，这些档案的数量每一天都在不断增加。
首先，该部门保存着档案馆所有转拍成微型胶片的资料及各种磁带、CD、DVD，并且负责保存市政府各部门的工作档案。每个政府部门根据自己的需求及规定，定期将废弃档案交至档案馆该部门，档案馆管理人员根据档案的重要性进行归放或遗弃。
该部门的仓库中还保存有早期海德堡市的各类法典、协议文本、政府会议纪要、城市规划书、官方的往来信函等等重要文献。作为一种对海德堡比较生动的回忆方式，仓库里还保存有当地生产的特色产品，例如当地的香烟、口香糖、手工艺品等等。
作为海德堡市政府的档案馆，历史资料部门还承担着保存市民个人资料的重任。每位在海德堡市政府登记注册的市民都会有自己的个人档案，这些档案也储存在仓库中，根据法律规定，除法律许可的相关人员外其余人员一律不得阅览这些信息。如有人搬迁至其它城市，档案将随之转至迁往城市的档案馆，若有人去世，档案将随之被销毁。如有特殊情况需要保留，例如去世的人是海德堡的著名人士，根据档案法，这些档案至少要在30年后才可被公开。
市政府各部门每天都会产生大量的旧档案、文件，作为资料存储部门，需要定期与各部门联系，收取旧档案。同时，工作人员及管理人员必须十分细致地对文件的重要性及必要性进行评估，决定哪些需要保管，哪些需要销毁。如果工作人员错误地将重要文件销毁，甚至有可能使得历史产生空白，对未来的研究人员及历史学家则意味着灾难。
由于档案材质的多样性，工作人员还要在保存前对部门物品进行处理。例如使用易锈金属固定的文本，工作人员要将金属片去掉，重新固定；使用易腐蚀材质制作的物品则需要除酸、涂抹防腐材料等等。
温度与空气湿度对于档案的长期保存起着至关重要的作用，因此，工作人员需要实时监控仓库中的空气温湿度，保证档案长期存放后的完整性。
